Todo管理を効果的に行うにはどうすればよいか【マネしてOK】

PC活用

 

会社で仕事をしていると、納期を守れない人が非常~~~~に多い。

これは、外注に発注した「部品」に限らず、どんな小さな事務仕事でも同じである。
例外なくすべての仕事には納期がある。期限、締め切り、約束、言い方はどうでもよいが、とにかく納期。

「あ、ごめん忘れてた。今やるね」←この時点で、許してくれているだけで、約束は破っていることになる。

納期を守れない人

等で検索すると、まぁいろいろ出るが、その一つをご紹介。

https://shiomakiai.com/期限を守れない人は仕事で信頼を失っている

私は納期管理を紙の手帳では行っていない。なぜなら、編集と一覧表示がしにくいからである。
スケジュール帳やガントチャートの棒グラフが埋まっていることに喜びを感じる人が
世の中には結構いるようで、計画(にも本当はなっていないのだが)を立てたことで満足している人が多い。

納期管理をする目的はただ一つ。
納期までに(できるなら早めに)仕事を完遂するためだけである。
納期を守れないのは論外だが、納期ギリギリになって提出して、ダメ出しを食らったらおしまいである。
直す時間がないが、納期通り提出はしたから、これで行ってくれと。
(何を言ってるんだお前はと突っ込みたいが)ということで自分の仕事の質は不満なまま次の工程へ行くことになり、
後工程のどこかでボロが出る。

早めに出しておけば、こうしたらもっといいね、など建設的になる。プログラマーであれば、
機能は満たしたが、メンテナンスのしやすいコードに書き換えよう、など検討ができる。

文句ばかり言っていても仕方ないので、改善案を提示しよう。
といっても何も難しいことではない。

受けた仕事に対して、すべてに納期をつける。
そして、いつ始めたら「余裕で」終わるか、という開始日を設定する。

このExcelで使う関数のうち大事なのは2点。


1.「○」をクリックするとTODOシートの該当項目に飛べる関数
HYPERLINK(“#TODO!A”&MATCH(B8,TODO!A:A,0)+0,”○”)

2.準備開始、期限切れなどの数をカウントする関数
COUNTIF($B7:$B108,”<=”&TODAY())

こんなような記述の2行のみ。

仕事をしていると、突発業務は往々にして入るものである。
突発対応が専門の部署なんかはきつい部分もあるが、だからこそ
突発に対応できるように普段暇な状態でいることを目指さないといけない。

紙の手帳で管理していると、変更がしにくい。
たとえば今日は2020/2/8である。
2020/6/30までにこの仕事を完成させてね。と依頼されたとする。
仕事内容を見て、4/1から始めたらちょうど終わるかな、という塩梅。
内容や熟練度にもよるが、「4/1から始めたらちょうど6/30」は危険である。上司から「こっちを優先してやってくれ!お前の仕事は6/30までやればいいんだろ?」だの、
「納期が守れそうにないんだ!こっちのプロジェクトを2週間手伝ってくれ!」など、「おいおい・・・」と言いたくなるような突発が往々にして起こる。
うちの職場そのものだな・・と感じる人も多いことだろう(笑)
2週間なら何とか・・・と、上司に相談もせず、引き受ける。
もちろん悪気はないのだが。
そして2週間たち、「あと2週間延長しないと無理だな…」となる。
自分の「4/1から始めたらちょうど6/30」という仕事は、手つかずで4/28
になっている。せめて、暇だった3/15-3/31に段取り的なところくらい固めておけば楽だったのに・・・と、後悔することになる。

いかがだろうか?

ExcelでToDo管理をしているのだが、
業務に対して同じ横ラインの中で、
納期、余裕開始日 を設定する。

そして、向こう180日(私の場合はこれで十分)のスケジュールが、
ガントチャート(横の棒グラフ)形式でなく、
縦の表形式で「余裕開始日を迎えた案件、納期が表示された案件」
が一覧で分かるようになっている。あとはどんどんもぐらたたきのように
仕上げていく。

案件ごとに、突発が入ってということがあったらメールなり口頭なりで
依頼されているのだから、それも記録する。
上司に、スケジュールを立てているが突発が入ったことを相談し、
どう処置するかを助言を受けたらそれも記録する。
メールで得たなら、それもハイパーリンクで貼り付けておけば、
瞬時にメールが開ける。(できないメールソフトもある)

仕事には突発がつきものということを考え、複数のリスクに対応できるよう、余裕をもって仕事をしなければならない。
突発の入り具合は、当然職場にもよるが、頻度が高いほど、余裕の幅を広げることで対応ができる。
余裕をもって初めて、満足のいく品質の仕事が納期通りにきっちり(なんとかでもいいが)納められるのである。

私が使っているToDo管理ツールはこんな感じ。

現在の状況が、日、週、月、年、自分のタスク、他人への依頼、特出し事項、
といった,自分に必要な事項が数値で出るようになっていて、
すべて
「そろそろ取り組み開始したい案件数はいくつか」
「締め切りを迎えてしまっている件数はいくつか」の観点で把握できるようになっている。

たとえば、毎日、何かを確認して大丈夫かどうか確認とか、勤怠の何らかの記録とか、ちょっとの手間で済むし難しくもないんだけど毎日やらなければならないこと、などがあると思う。そういうものを、デイリーの「定常業務(日)」のところに表示させるようにする。余裕があれば、マクロやVBAやWSH(ウインドウズ・スクリプト・ホスト)などを活用して自動化も検討してもよいと思う。VBScriptなどで検索しても、いろんな人が記事を書いているので、検索できると思う。

質問、要望があれば、管理表のこれらの数値をどのようにどこから引っ張っているかも
記述したいと思う。

直接お見せしてもよいが、ヒントを書くと
記載する列がG、H,I,J、K、L、M列くらいにあり(もちろんいくつでも右に増やしてよい)
6段まで記載できるようにしている。これで困ることは全くない。

一例を紹介。

業務をG列に記載する(AAAを実施)

そのAAAを行うためには、まず
BBBを調べたり、
CCCを実施する必要がある。

BBBを調べるためには
BBBBとBBBBBを調べる必要があり、

CCCを実施するにも
CCCCとCCCCCを実施する必要がある。

BBBBを調べるにあたり、Pさんに助言を効く必要が生じたとする。
Pさんに助言を募る。
そしてPさんから回答がある。
依頼したい日、回答が来た日(つまりタスクの完了日)などを記載する欄も、G列より左に設けてある。
時刻を記載する列も設けているので、そのタスクが何時何分に開始して何時何分に終わったかも
備忘録的に記載できるようにしてあり、以後見返すときに、どれくらい時間がかかったかを把握することもできる。

ちなみにPさんに助言を募った段階で、Pさんへの依頼事項にいつまでに締め切りなど含めて依頼し、
管理ツールに書きこむ。

つまり、業務は階層構造に落とし込むことができる。
具体的に行動できるよう、手順的なところまで落とし込んで計画を立て、
それらに対して細かく開始日と締め切り日を設定することで管理シートに表示される。

製造業では BOM(Bill Of Materials:部品表。ボムと読む)を採用しており、その考え方を基に作ったToDo管理ツールである。

ネジ一つ欠けても正しい製品はできないので、最下部まで部品を整備する必要がある。
部品表の中には、仕掛品だけじゃなく、作業自体が入り込むこともある。
たとえば、一定の段階で性能検査、部品検査などを行ったりする必要がある。

BOMの詳しい説明はまた別の機会に書こうと思うが、製造業にはBOMが欠かせない。
料理でレシピに該当するような、貴重な情報である。

TODO管理ツールでここまで落とし込めば、抜けのない完璧な業務計画ができる。
業務スキルがあるかどうかはまた別の話(笑)

一般的なTODO管理ツールは、ガントチャート形式で作られていることが多いが、
これらはすべて「何をいつまでに行う」という計画を横棒で表しているだけである。
それももちろんメリットはあるが、大事なのはその業務を遂行するために
業務をかみ砕いて把握すること、そして何より、計画を遂行することを忘れてはいけない。

これを参考に、自分に合った管理ツールを作ったり選択してみてはいかが?

 

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