「自分は障害があるから、タスク管理が苦手・・・」などと思っていらっしゃいませんか？
大丈夫です。シンプルで効果絶大の、極めたタスク管理ツールを自作したので、記事の最後にご紹介します。
この記事で、是非とも自信をつけて、仕事のプロフェッショナルになりましょう。
微力ながら私がお手伝いさせていただきます。
これも縁なので、いろいろ見ていってくださいね。お得情報もありますよ(’-’*)♪
巷のタスク管理ツールとは一味違う、絶対に納期遅れしない完璧な管理が可能！最大で週40時間中35時間が暇になったことも。
汎用性が高いので、そのまま自宅にも移植して日々活用中。
繰り返しタスク・５年後・10年後タスクなども簡単管理。
windows ランチャー技と合わせて業務にフル活用中。
ADHDの方にはもちろん、健常者でも、世の中のタスク管理ツールは複雑で使いにくいものが多いです。不要な機能、使いづらいレイアウトがタスク管理を困難にします。
「今やるべきこと」だけがわかる機能に特化したタスク管理ツールが最適です。
タスク管理のメリット・コツ【別リンクに詳細記事あり】
タスク管理のメリット・コツを簡単にお話しします。
タスク管理を適切にできるようになると、
・ひとつの仕事に集中できる
・開始日と納期を明確に意識しながら行えるので納期遅れしにくい
といったメリットがあります。
以下の記事でも書いてあり、自論でもあるのですが、仕事は開始日と納期だけをきっちりやっておけばこなすことができます。
余裕を持った開始日であればなおの事良いです。
タスク管理のメリット・コツなども含め、詳細は以下の記事に日本一詳しく書いてあります。
【別タブで開きます】
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
ダッシュボードで「今すべきこと」を教えてくれる
日付（開始日・納期）を設定する際には関数をいじったりVBAをいじったりする必要がありません。
CTRL+「+」で今日の日付を入れたり、
テンキーの数字で締切日を月/日形式で入れるだけです。
どんな項目でも、どんなに階層の深いタスクがあっても、それぞれに余裕20％くらいを加えた開始日を入力するだけで、ダッシュボードに項目ごとに「今やるべきものがあるかどうか」を表示してくれます。
シンプルに、「今やるべきものだけ」を追いかける。そして全体も見える。
この考えが最強です。
目標もダッシュボードの右上に書けるようにしているので、ここに「なりたい自分」を書いておくと、潜在意識に常に入ってきます。
そして、理想の自分になるための行動をDNAレベルで起こすようになります。これも、巷のタスク管理ツールにはない工夫です。
ADHDの方の時間管理やスケジュール管理・タスク管理のアプリ
ADHDの症状がある方の場合は、複雑なタスク管理工程を組むことが難しいことが多いです。
また、全体が見える化されている一般的なタスク管理ツールでは、何をやればいいのかがわかりにくいです。
なので、ADHDの症状のある方には、「今やるべきものがあるのかないのか」だけがわかるタスク管理がとても使いやすいです。
実をいうと、健常者にとっても、「今やるべきものがあるかないか」だけがわかるというのは非常にシンプルで使いやすいのです。
市販のアプリ・ソフトは余計な機能ばかりつけていて、最も必要なことが抜けていたりするので、使用に耐えません。だから皆「ツールが使いづらくてタスク管理ができない」状況に陥っているのです。
「物事に優先順位をつけること」自体はいいのですが、優先順位の情報だけでは、例え最初にやるべき仕事でも、
「今すぐやる必要がない仕事」なのに
「優先して今やる必要がある」ように勘違いしてしまうこともあります。
まだやらなくていい仕事を先走ってやってしまうと、余計な仕事を作ってしまう事にもなりかねません。
次の項目で、健常者にももちろん、ADHDの方にも最適なタスク管理ツールをご紹介します。
私が生産管理の現場で最適化し、最大40時間中35時間が暇になったことさえある、自信をもって推薦するタスク管理ツールです。
しかもExcelなので、新たに覚えることが少ないです。
1つのことしかできない、発達障害のある方にも最適なタスク管理ツール
世の中のタスク管理ツールは複雑で無駄な機能が多く、最も必要な情報がわかりません。
また、それらのタスク管理ツールでは、タスク管理に必要な工程も８つ以上に上ることがあり、非常に複雑です。
そして無駄な工程が多いです。
なので、シンプルにタスク管理を構築できるツールが最強です。
優先順位などもいりません。
開始日と納期。これだけでタスク管理はできます。
生産管理の業務を完璧に余裕をもってこなすために最大限昇華させた、なじみやすいExcelでのタスク管理ツールなので、覚える負担が非常に少ないです。
マクロもVBAも使っていないので、誰でも使えます。
餅は餅屋です。
タスク管理は生産管理のプロが一番詳しいです。
＞＞生産管理業務を経て熟成させた、2軸式・階層型の遅延無しのタスク管理！＜＜
ADHDの特徴について
ADHDをお持ちの方は一般的に、
「多動・衝動性」
順序立てて行動するのが苦手
落ち着きがない、待てない、行動の抑制が苦手
統合失調症、その他の精神病の過程で発症したわけではなく、他の精神疾患でも説明がつかない脳疾患がある
といった特徴があります。
ADHDの発生率はおおよそ、学齢期の小児の3～7％程度といわれています。
また、子供のころには発症しないために診断でも発見できず、成人になってから発症する例もあります。
ADHDの症状がある方は、
話された言葉の意味を理解する
物事を考える
など、脳のさまざまな部位の連動や脳の働きに問題があるため、タスク管理をすることは一般的に困難が伴います。
タスク管理が苦手とされる理由は、以下の特性・短所が理由です。
ADHDのある方の特性・悩み・短所
一般的にADHDがある方の傾向としては以下のような特徴があります。
スケジュール、締切を守るのが苦手
優先順位が苦手で、どれも中途半端に終わってしまう
うっかりミスが多い、ミスをしないように気をつけると、別のミスをしてしまう
叱られることが多いため、仕事が遅くなる
別の業務を依頼されると、それまでやっていた仕事を忘れてしまう
臨機応変な対処が苦手
管理されていると思うとやる気がなくなる
次は長所について見てみましょう。
ADHDのある方の長所
ADHDのある方には次のような長所があります。
あらゆる感覚に敏感
興味があることに関しては異常な集中力を発揮する
不安や心配が少なく、享楽的
クリエイティブで自由主義者
広く薄い人間関係よりも狭く濃い人間関係を求める
合理的で公平な関係を求める
なので、長所を生かしつつ、短所が響いてしまわない仕事が向いているといえます。
ADHDのある方がタスク管理・スケジュール管理を苦手・できない理由
ADHDが持つ特徴・短所の性質上、頭だけでタスク (=作業) を管理・把握して実行していくのは難しという問題があります。
なので、職場の同僚や上司に支援・配慮もお願いして理解してもらう中で、タスク管理ツールやスマホなどのデジタルツールに頼るとよいです。
基本的に多くの事が頭にあると、どれをやっていいかわからない、特定の仕事以外をやるのを忘れてしまうなどのミスがおきやすい傾向にあるので、タスク管理をすることで、「自分が今やるべきことは１つだけ」という状態を維持するのが理想といえます。
ADHDのある方にとってのタスク管理や時間管理で大切なこと
短所をカバーしつつ長所を活かした仕事をするのが前提というのは若干あります。
そのうえで、タスク管理で大切なことを、複数のケースで解説します。
納期に間に合わない場合
いつから始めればよいかを上司などと相談して、タスク管理ツールやメモ帳に
「いつから開始すべきか」
「いつまでにやればよいか」
の２点を明確に決めることです。
その２点は、余裕をもって決めることが大事です。概ね２０％くらいの余裕でよいでしょう。
そうすれば、不測の事態が起きない限りは、順調に仕事を片付けることができます。
他のことに集中しすぎてしまう場合
仕事が終わったら、次にやるべきことをタスク管理ツールやメモ帳から引っ張り出します。
タスク管理ツールの場合は、どれを次にやればよいかを示してくれるものが良いです。
優先順位を決めてかかるという方法もありますが、最優先の仕事であっても、「今すぐ取り組む必要がない」ものもあります。
優先順位よりも、「開始日」と「締め切り」で管理する方が経験上よいです。
優先順位が苦手で、どれも中途半端に終わってしまう
開始日に余裕がないか、仕事の手順を細かいレベルまで落としきれていないか、仕事の能力が足りないかなどの原因が考えられます。
上司や周囲の同僚と相談し、自分に適切な開始日と納期、要求レベルを確認することでかなり改善されます。
時間の逆算ができず、待ち合わせに遅刻してしまう
スマホの乗換案内、ジョルダンなどで２０％くらいの余裕を持つようにして行動すれば、ほとんどの遅刻を避けることができます。
スマホの場合はアラームをスヌーズで５分ごとにかけることができるので、
6：03分、6：11分、6：17分などのように、
５分以外のずらしで複数アラームをかけるのが効果的です。
うっかりミスが多い、ミスをしないように気をつけると、別のミスをしてしまう
決まり切った仕事のレベルまで落とし込み、熟練度を上げることが一つの解決策です。
マニュアルがあれば、それに忠実に従ってこなせば、ミスをする可能性が大幅に減ります。
叱られることが多いため、仕事が遅くなる
ゲームだと思って、仕事の熟練度を上げていくのはかなりお勧めです。
熟練度が上がると、高速・高品質で仕事をこなすことができるようになります。
できるようになると楽しくなり、良い循環が生まれます。
仕事を通してスキルアップ・仕事術アップのゲームだと思ってみてはいかがでしょうか。好きなことなら、工夫することも楽しいですよね。
ゲーミフィケーションといい、仕事をするうえでかなり効果が期待されている心がけ、取り組み法です。
忘れ物をしてしまう
場面ごとに必要なもののリストを作っておくとよいです。
Excelがお勧めです。シートを分けて記載しておき、必要な時に見ながらチェックすれば忘れ物を防ぐことができます。不注意など関係なく、チェックリストに従って準備するだけですので。
私も、出張や旅行・趣味で泊まる場合などの、生活の様々な場面に応じた準備リストをExcelのシートごとに作っています。
別の業務を依頼されると、それまでやっていた仕事を忘れてしまう
仕事を受けたら、
いつからやるべきか
納期はいつまでか
等を話し合いましょう。受けられるかどうかが不安であれば、上司と相談すればよいのです。
「相談せずに引き受けてできませんでした」となるのは最悪なので、報告連絡相談をしっかりと心がければ防ことができます。
臨機応変な対応が苦手
臨機応変な対応が得意な人は周りにいるはずです。
その人に相談するのが最善ですが、相談しにくい場合もあるでしょう。
その場合は、一つ一つの仕事に責任をもって着実に片付けてから次の仕事にかかる姿勢が重要です。
管理されていると思うとやる気がなくなる
わかります。やらされている仕事という考えを捨てて、自分のスキルアップという観点で見ると考え方が変わりますよ。
先ほどのゲーミフィケーションと同じです。
まとめ
複雑なことをしないためには、今やるべきことを１個に絞ってやるのが理想です。
これはADHDの方だけではなく、健常者でも同じです。
マルチタスクといっても、短時間で複数の仕事をしているだけであり、同時に複数の仕事をしなければならない業務についている人はほとんどいません。
歩きながらスマホで音楽を聴く
洗濯機を回している間に料理をする
といった、簡単な動作・機械や他人に任せる場合を除けば、人間は同時に高度な複数のことをすることはできません。
できたとしても質が落ちます。
カーブが複雑な山道で、車の運転をしながら針に糸を通すことができますか。
それと同じです。
高度な仕事、細かい操作をしなければならない仕事は健常人でも高度な人しかできません。
自分ができることを淡々と、一つずつこなしていくだけでよいのです。
最後に (最強且つなじみやすい、Excelの神タスク管理ツール)
BOM式階層型タスク管理ツール
私が作成したタスク管理ツールは、製造業の生産管理業務でも余裕で耐えられる作りになっています。3年かけて実務に合わせて熟成させました。
もちろん家庭用としても大活躍します。
もぐらたたきのように、「0」以外のところのタスクを見つけてつぶしていくのが目的です。
「長期休暇を取れるスケジュールを見つけやすくする」
ことに主眼を置いて制作しました。
ガントチャート機能は、生産管理業務を行う上で全く必要ありませんでした。
少しのタスクなら普通のメモ帳や手帳でもできますが、多くなってくると納期しか書かなくなるので、
「ヤバイ、納期がもう少しで来るけど間に合いそうにない・・・」となりがちです。
このツールで「開始日」もきっちりと管理してダッシュボードで確認することで、
「今日やるべきことがあるかどうか」が非常にわかりやすくなっています。
ひとつの業務（＝プロジェクト）に付随するタスクに、自由に階層構造を付けられます。
階層構造は6までに設定していますが、10にでも20にでもご自由にお増やし下さい。
生産管理業務をする中でも、6階層で困ったことはありません。
階層構造の部分には、日付を書いたりフォルダリンクを貼ったり数字を書いたりメールのリンクを貼ったり、自由に使えます。
8か月の納期のものなら、1か月ごとの進捗状況を書いておくなどもよいですね。
タスクに対して現在の担当者、過去の担当者などを書いておくことも想定した構造になっています。
巷のタスク管理ツールは「納期」を設定するだけですが、これは一つ一つの業務・タスクそれぞれに「開始日」「納期日」を設定することで、やるべきタスクが今あるかどうか、今後いつ発生するかを180日先まで見ることができます。
普通のExcel操作で、簡単に180日を365日先までにすることもできます。
・毎日・毎週・毎月・毎年といった繰り返しタスク
・未来の予定
すべての項目で「そろそろ開始すべきタスク」「納期日」を表示できます。
それぞれの項目は、削除・上下入れ替えも簡単にできます。
あまりに効率よく仕事を管理できるので、週40時間のうち35時間が暇になってしまうこともあります。
その時間は、バレないように自分の勉強や将来への時間として活用しましょう。
＞＞生産管理業務を経て熟成させた、2軸式・階層型の遅延無しのタスク管理！＜＜
ちなみに、このタスク管理ツールを入手すると、以下の「windows活用術」がついてきます。期間限定です。
予告なく配布を停止するかもしれません。
windows 活用術
windows 活用術は、どんなファイル・フォルダ・プログラムでも1秒で開ける技です。
辞書登録、電卓、音楽フォルダ、動画フォルダ、Youtubeフォルダ、マニュアル関連フォルダ、よく使うExcel、よく使うソフト、マウス設定、コントロールパネル設定、なんでも、どんなフォルダでも1秒で開けます。
デスクトップにアイコンを置く必要がありません。
私の実践する限りは5000以上、理論上無限です。
しかも、どれをどうやって呼ぶかを覚える必要がありません。
あなたが連想する単語そのままで登録できます。
シンプルかつ最強のタスク管理と最強のWindows活用術を使い、仕事をゲームのように蹴散らして仕事力を圧倒的に上げていきましょう！
上記特典に関して使い方がわからない場合は、メールで気軽にお問い合わせくださいね(’-’*)♪
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