タイムマネジメント・時間管理を検索しても「いまいち具体的なやり方がわからない・・・」と嘆いていませんか。
具体的なことがわからないと、無意味です。
現代においてPCを使う業務が多いので、PCの使用を前提として解説します。
なお、私は製造業の生産管理職として現場にも携わっており、超時間術も学び、それでも足りない部分を創意工夫し、タスク管理力・PC活用術を極めた自負があります。
製造現場が動きやすくする手順（作業標準と呼ぶことが多いです）の策定にも携わっていました。
この記事では、タイムマネジメント・時間管理の解説をしています。
PCスキルを向上させるためのテクニックの道標もご紹介します。
実践的なタスク管理力をつけたいのでしたら、以下の記事は必ずご覧ください。
絶対にあなたのタスク管理力を高められる自信があります。
日本一詳しく実践的なタスク管理方法を、私の経験を踏まえ、具体例も含めて解説しています。
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
巷のタスク管理ツールとは一味違う、絶対に納期遅れしない完璧な管理が可能！最大で週40時間中35時間が暇になったことも。
汎用性が高いので、そのまま自宅にも移植して日々活用中。
繰り返しタスク・５年後・10年後タスクなども簡単管理。
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タイムマネジメント・時間管理の意味・定義・目的は？
タイムマネジメントは、限られた時間を有効に活用するための考え方です。
仕事や家事に対して、今行っている時間の使い方を見つめ直し、
効率をよくする
他人に依頼する
などなど、全体効率・生産性を高めるのが目的です。
タイムマネジメントの一つに、私が極めた「タスク管理」もありますが、あくまでタスク管理はタイムマネジメントを高める手段の一つにすぎません。
なお、生産性はwikiで以下のように定義されています。
生産性=アウトプット/インプット
(wikiより引用)
この式に従うと、
4時間で100の仕事を行えるようになった。残り4時間はだまって過ごしていた。
「100の仕事を開始～完了」の部分だけで見ると生産性は上がっていますが、現実問題、会社で
「4時間で100の仕事を行えるようになったから残り4時間はExcelをいじって仕事をするふりをしていた」
といった行動をするのでは、生産性は上がりません。
定義は正しいですが、会社という組織にいる中では、浮いた時間で別の「利益を生み出す仕事」をしないと「生産性が向上」したとは言えないのです。
仕事が沢山ある場合はもちろん効率を上げることが生産性を上げることになるのでよいのですが、生産性を上げずに、効率だけ上げている人も、世の中にはいると思います。
そういった例外は除いて、効率が上がることはよいことなので、基本的には
インプット減＝生産性向上 ととらえてよいでしょう。
タイムマネジメントと時間管理の違いは？
Time Management、時間管理。
直訳であり、ぶっちゃけほとんど同じです。
横文字好きの色んな人がいろいろ言っていますが、敢えて言うなら
時間管理：時間を管理する。つまり、どの仕事（＝タスク）を何時から何時までこなす計画を立て、実行していくこと
「・・・で、どう違うの」？となりますよね。
Goo辞書で調べても、以下のようにありました。
タイムマネジメントで始まる言葉
国語辞書(1)
タイム‐マネージメント
《(和)time＋management》時間管理。時間のやりくり。
他のサイトを色々調べても、違いがよくわからない説明でしたね。
言葉なんてそんなもんです。あまり厳密に考えずに行きましょう。
どちらにしても、大事なのはタスク管理です。
如何に仕事を細分化し、行動しやすいレベルまで落とし込んで効率よく行っていくか。
イレギュラーをレギュラー化していくのが基本です。
タイムマネジメント・時間管理力向上はPCスキル向上が一番効果的
PC操作力・タイピング力の向上が効果的です。
PC操作・ExcelなどOffice製品の操作の上達はそのまま業務速度の上昇につながります。
PCを使う場合、使わないどちらにおいても、「業務スキルの向上」は必須です。
業務知識があることは前提ですが、PCスキルが高ければ、多少タスク管理・段取りが悪くてもカバーできる場面は非常に多いです。
経験から言えます。
ショートカット、辞書登録の徹底活用が有効です。
特にExcelのショートカットはかなり膨大にありますので、是非一つずつ習得していきましょう。
ショートカット（直接コマンド式・ALT式）
ショートカットはWindows、Excelで共通するものもあります。
ショートカットについては以下記事にまとめてありますので、ご覧ください。
【キーボードショートカット備忘録】windowsやExcelの操作、マウスだけで行っていませんか？
辞書登録
辞書登録に関しては、以下の記事に書いてあることを全て実行しましょう。
打ち間違い辞書登録も非常に効果的です。
WINDOWS PCの、IMEの辞書登録は効率的に行えている？ここまでやりましょう
ソフト・ファイル・フォルダ・プログラムを起動するショートカット
マウス・辞書・コントロールパネル・電卓・Excel・Youtubeフォルダ・作業用BGM・・・
何でも自由に、あなたの思うままに登録して呼び出せて、その数は5000個でもそれ以上でも無限に可能な技があるのですが・・・・
それは、タスク管理ツールを購入したときの特典としてつけてあります。
タスク管理ツールと合わせて、劇的なPC操作速度が激増するのをお約束します。
タスク管理能力を向上させること
日本一詳しく実践的なタスク管理方法を、具体例も含めて解説していますので、以下の記事をご覧ください。
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タイムマネジメント・時間管理力が上がる方法ベスト４
タスク管理能力を上げる
無駄を見つけて改善する視点を持つ
自動化・お任せできないかの視点を持つ
この４点です。私の経験も踏まえて解説します。
PCスキル・業務遂行力を上げる
現場業務ではなく事務職ではありますが、世の中のかなりの仕事はパソコンを使うことが多いです。
書類作成・見積作成・報告書作成・メール応対、会議室の予約などは全てパソコン操作です。
パソコン操作が速ければ、かなりの速度で業務をこなすことができます。
パソコン仕事でなくても、熟練度が上がれば何でも速度が上がります。慣れのパワーはすごいものです。
タスク管理能力を上げる
仕事がたくさんある中で適切にタスク管理をしていないと、「今何をやるべきなんだっけ・・・いつまでだっけ・・・ 」といった雑念が常に頭の中によぎります。
頭の中でタスクを意識しながら仕事にも脳を使うのは、非常に効率が落ちます。
やるべきことだけに集中するために、タスク管理は適切に行う必要があります。
タスク管理の方法については、強力でシンプルで汎用性の高い方法をご紹介していますので、以下をご覧ください。これでタスク管理力は完璧です。
(再掲載)
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
タスク管理は時間効率を上げるうえで一つの大きな柱ではありますが、前提として最低限のPCスキル（タイピング・ショートカット・ソフトの習熟度）は必要になります。
無駄を見つけて改善する視点を持つ
以前の経験をお話します。
財務処理をするにあたって
自社⇒本社⇒自社⇒本社⇒自社 といった書類の流れが必要な業務があったのですが、
業務をしっかり見つめ直し、根回しを行い、
自社⇒本社⇒自社
で済むような流れを作ったことがあります。
教わったことをまず守破離として真似て仕事をできるようになる姿勢は必要ですが、「めんどくさいな、効率悪いな」と思う姿勢も、同時に持ちましょう。
必ず、まだまだ改善できる部分はあります。
暇になったら自己研鑽に充てるのもよいし、自分の時間にするのもよいのです。
暇な時間は、突発の緊急業務にすぐに備えることができるというメリットもあります。
自動化できること、外注することを検討
部署で一人一人がやるべき仕事を定めているという会社もあるでしょうが、他人の力を借りるということは非常に重要です。
同じ課でもあの人がやったほうが効率がいい、別の課の方が必要な情報を取りやすい、などといった状況もあります。
ただし、他人に任せる場合は、逆に依頼される場合も基本的に快く引き受ける姿勢は必要です。
ちょっと他人の力を借りたり、ちょっと他人に力を貸すというのは、お互いに負担感も小さいですし、全体の効率も生産性も、お互いの信頼感も上がるメリットがあります。
続いて、ベスト4以外の方法についても解説します。
タイムマネジメント・時間管理が上手な人の特徴・コツ・方法
上記の「タイムマネジメント・時間管理力が上がる方法ベスト４」に加えて心がけたい内容です。
一つ一つの仕事（タスク）にかかる時間をおおよそつかめる
やったことがある業務であれば、過去の経験から、おおよその仕事に要する時間を見積もることができ、無理のないスケジュール管理をし、計画的に仕事を進めることができます。
やったことがない仕事よりも、やったことがある仕事の方がストレスが少ないのは当然なので、
初めての仕事（イレギュラー）も、どんどん「やったことがある仕事（レギュラー化）していきましょう。
仕事に要する時間は、やはり一度しっかりとスマホのストップウォッチ機能などで計測・記録するべきです。
その時間がかかりすぎなのか、適切なのかを把握。
無駄があるのかどうか、慣れていないだけなのか。
感覚に頼らず、そのような分析を実施することにより、計画的に仕事を進めることができます。
どのように進めていくかが見えている
一つ一つの仕事のボリュームが大きくても、小さく分けて行動しやすいレベルまで落とし込めば、一つ一つは簡単であることも多いです。
情報整理は全体を俯瞰することに大きく役立ちます。
あとは、業務計画に従って実行可能なタスクまで落とし込むだけです。
締め切りを有効活用している
期限を適切に自分に課すことで、火事場のバカ力を発揮することができます。
「締め切りは人類最高の発明」という人もいるくらいです。
無理のない範囲で、締め切りを自分に課して、仕事に取り組みましょう。
ポモドーロテクニック（40分集中し、20分休憩）といった方法も有効です。
スマホなどを使える環境であれば、是非タイマーを活用してみましょう。
人間は行動し始めるときに最も力を使いますが、動き出してしまえば、ほとんどエネルギーは使いません。
物の動きだけでなく、人間の意識にも慣性の法則はあるのです。
目標を高く持つ
前述の締め切りと同じですが、少し高い目標を持つことで、自分の業務力・困難を乗り越える力を高めていくことができ、あなた自身の経験値が上がります。
生ぬるい環境でなく少し自分を追い込んだ状況にわざと追い込むことで、自身の成長を実現させましょう。
自動化・マニュアル化を意識している
手順もやり方も効率の良いものに固まっていれば、ただその通りにやっていくだけなので非常に簡単です。
自動化についてはRPA等も最近よく聞くようになってきていますが、ExcelのVBAやマクロでできることも非常に多いです。
手軽に繰り返し業務を自動化できるExcelは非常に学ぶ価値があります。
今やるべきか、やらないべきかの判断ができる
仕事は、すぐやり始める必要がないものもたくさんあります。
タスク管理の中で、開始日と納期を明確に定めて行動していくのが非常に効率が良いです。
以下のタスク管理の記事で、具体例も交えて詳しく解説しています。
(再掲載)
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
バッファ（余裕）を持って仕事の計画を立てられる
余裕がないと、普段は起こさないミスも発生しがちで、焦って仕事が思うように進まないこともあります。
仕事の納期を過ぎてしまうと、後工程に迷惑が掛かり、ひいては会社全体の仕事の完成が遅れることになります。
突発業務が入ることに備える意味もあります。
余裕を常に持ち、フルパワーの60～80％くらいで仕事をこなせるような計画を立てましょう。
自己研鑽をする余裕も持っていれば、より業務効率を上げることも可能です。
初めての仕事の場合、小さく仕事を始めて様子をつかむ習慣がある
初めて依頼される仕事に対しては、どれくらい時間がかかるのか、そもそも自分にできるのかどうかも不明です。
そのような場合は、小さく仕事を始めて様子を見るのがお勧めです。
依頼された段階では「いつまでにできそうです」などと安請け合いはせずに、「どれくらい時間がかかるか見積もってみます」と告げてから様子を見ましょう。
プロトタイプを作るといういい方をしますが、これは非常に有効な手段です。
是非、初めて取り組む業務は小さく始めてみましょう。
同僚と情報共有をする意識が高い
仕事のノウハウもそうですし、業務で発生した問題と解決した方法を共有することで、同じトラブルが起きても迅速に対応できる可能性が高まります。
同僚と綿密にコミュニケーションをとり、チームで課題を解決していく姿勢で行きましょう。同僚は敵ではなく仲間です。
報告をするときは、5W1Hを意識して行いましょう。
取り組む順番を明確に決める判断力がある
早くしてほしい仕事を後回しにして、後でもよい仕事を先にやってしまうことは無意味です。
必要なことを必要な順番に行いましょう。
タスク管理力の向上と業務スキルの向上で解決できます。
以上、タイムマネジメント力を向上させる方法について解説してきました。
QCDRS(品質・コスト・納期・リスク・サービス)に適切に配慮する
Cost：コスト・時間
Delivery：納期・締め切り
Risk：リスク
Service：サービス・装飾・気遣い
資料をどこまできれいにするか、どの程度のデータまで盛り込むか等、明確に決まっていないこともあります。
基本は後工程にとって「仕事がしやすい」ことを基準に突き詰めるとよいです。
ただ、時間との兼ね合いもありますので、必ずDelivery(納期）だけは確認しておきましょう。
他の人に仕事を依頼する場合も、「仕事の目的」「いつまで」や「どれくらいの品質」の目安は伝えることが必要です。
「ここまできれいにする必要はなくて、早めにほしかったのに」などと、お互いの意識のずれは信頼にヒビを入れかねませんので。
以上、タイムマネジメント・時間管理が上手な人の特徴・コツ・方法について解説してきました。
一つずつ取り入れて、効率アップを達成していきましょう。
タイムマネジメント・時間管理力の悩みのQ&A
タイムマネジメント・時間管理力を向上させる、つまり業務を効率化するにあたり、いろいろな悩み・疑問が生じるでしょう。
ここでは、私が頻繁に助言を求められた内容を掲載します。
突発業務が多くてあたふたする
自分の仕事に余裕がないことが原因の一つであると考えられます。
仕事の割り振り、仕事の進め方で悩んでいることがあれば、上司や同僚に相談しましょう。
だまって悩んでいて時間が過ぎるのが一番ダメなことです。
上司の気まぐれで方向が変わる
メールやスマホのボイスレコーダーで発言・指示を保存しておきましょう。
あとあと何か言われたら、「あの時上司はこのように指示しましたのでそれに従って業務を行いました」と
正当に主張することができます。
こんなことがある時点で、あなたにとって上司は信頼できない人間となりつつあることを示唆していますね。
上司の対応の見せ所です。あなたに一言でも「ごめん」といえるかどうか。
その業務は社内でだれが一番詳しいか
業務に詳しくなくても、どの業務はどの部署の誰が詳しいか、誰に聞けばよいかを把握しているというのは強いです。
誰が詳しいかを把握しておけば、その詳しい人に相談することで速やかに解決へ向かうことができます。
もちろん感謝の気持ちも忘れずに・・・
優先順位をつけるのが難しい
上司に相談しましょう。詳細に相談すればするほど、詳細な助言が返ってきます。
あいまいな質問ではあいまいな助言しか来ないことが多く、助言をもらってもまだ仕事に書かれず、「まだできないのか」といった事態になりかねません。
仕事の完成をせかされる場合が多い
全ての仕事には納期があります。いわれていなくても、相手は想定している納期があります。
希望納期を確認して業務に取り組むようにしましょう。
せかされる場合は、相手が心配している証拠です。進捗報告などもちょくちょく入れて、安心してもらうことも考慮したほうが良いでしょう。
品質とスピードのどちらを取るべきか
どちらかといわれたら、圧倒的に「スピード」が重視です。
締め切りを過ぎて「できていません・・」は最悪です。
早ければ、手直しする時間も取れますし、方向性の違いの認識を合わせることもできます。
ビジネスでは、とにかくスピードを重視しましょう。
問い合わせが多い
問い合わせの応対は生産性がない無駄時間です。問い合わせがないように、明確に答えを与えておく必要があります。
あなたの時間が無駄になります。
関係者との調整業務が多く、誰かを待っている時間が多い場合
隙間時間でできることをいつもリストアップしておきましょう。
スマホのメモ帳でも手帳でもPCのメモ帳でもなんでもよいです。
タスク管理の方法をいろいろ読んだけど、複雑すぎてできない
以下の記事はシンプルで最強です。世の中の方法を見ましたが、複雑でタスク管理自体が仕事のようになってしまって、目が回りますね。
(再掲載)
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
このタスク管理方法はシンプルで最強です。
やるべきことを可視化することで、一つ一つのタスクに集中することができ、余計な意識を仕事に集中させることができます。
＞＞生産管理業務を経て熟成させた、2軸式・階層型の完全無欠のタスク管理！＜＜
パソコン操作が遅くて残業続きになってしまう
ショートカット・メールの文字入力などで手間取っている部分があるのかもしれませんね。
今自分が何に困っているのかを明確にし、上司や、信頼できる同僚に相談しましょう。
働き方改革とタイムマネジメントのつながり
働き方改革の目的について、厚生労働省HPでは以下のように掲げています。
「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。
厚生労働省HP
これに対して企業・会社側の本音としては、残業時間の抑制をして固定費を削減したいというのはあります。
なので、短い勤務時間・限られたリソースで最大の生産性を出すことの重要性がより強まったといえます。
本当に仕事が終わらないという人は、
・タイムカードを早めに押してから仕事を続ける
・会社に内緒で仕事を持ち帰って自宅で仕事をする
という、本末転倒の現象が起きています。
とはいえ、あまりやりすぎると会社や上司からいろいろ言われますので、もっと時間効率をよくしたいというのが従業員側にも上司側にも会社側にもあるでしょう。
日本は海外と違って、「上司が帰っていないから帰りにくい」といった意味不明な風潮が高いので、本当に変えるべきは日本の会社の意識改革なのでしょうね。
そのためには、タスク管理を含め、タイムマネジメントの向上がさらに注目されてきたというのが結論です。
残業時間で賃金を稼いで家のローンを支払うという長期計画を立てていた人には打撃ですが、変化に対応しないことには生き残れません。
再度、タイムマネジメントの図を掲載します。
ワークライフバランスも謳われて久しいですが、プライベートと仕事どちらも充実させるために、だらだら残業しなくても生きていけるような自分を目指し、会社依存体質から脱却していく考えが必要です。
それにしても、そもそも、労働時間程度にしか触れていないのに「改革」などという言葉を軽々しく使わないでほしいと、個人的には思います。
改革や革命は相当な大変化に使うべき言葉です。
まとめ
以上、タイムマネジメント・時間管理についての解説でした。
全てを最初から取り入れる必要はありませんが、必要性を感じた段階で一つずつ導入して向上させていきましょう。
少しずつ業務をスムーズに行えるようになり、苦手な部分も見えてきます。
目的は「効率よく業務を行い、最小の時間で最大の成果を出すこと」です。
タスク管理は非常に有効なスキルですが、そもそもしなくてよい業務もタスクに入れてしまっていることもあります。
タイムマネジメントとタスク管理力、そしてPCスキルの向上・業務スキルの向上を図り、日々のパフォーマンスをあげていきましょう。
タスク管理については、以下の記事で完全にマスターすることができます。
（再掲載)
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
以上、タイムマネジメントについての解説でした。
やることはシンプルに、高いレベルをシンプルに目指しましょう。
シンプルを突き詰めるのが一番です。
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タイムマネジメントもタスク管理も、やりかたがわからない場合は、あなたの職業と業務内容、お困りの内容をご相談ください。
あなたに最適なタスク管理を一緒に考えましょう(’-’*)♪
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