当記事へようこそ。
部下のタスク管理に不満があると感じる場面が多すぎたりしていませんか。
この記事では、部下のタスク管理の問題点について解説します。
あなた自身の部下との関係性も考慮しながらお読みいただくと、解決策が見えてくると思います。
よりよいチーム構築のために、お役に立てれば嬉しいです。
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タスク管理ができない部下の特徴を解説
タスク管理ができない原因は沢山ありますが、これまで見てきた例・相談に乗ってきた中でまとめた例をご紹介します。
タスクの見積もりが曖昧
タスク管理をするには、開始日と納期だけで十分です。
業務にどれくらいの時間がかかるかは経験が必要ですが、それは上司に相談すればよいことです。
部下からどれくらいの日数が適切かといった相談を受けたら、親身に相談に乗ってあげることが大事です。
部下のスキル・業務の習熟度によって、業務に必要な日数・時間は大きく変わります。
タスクの量が多い
これは上司が部下に指示している業務の数が多すぎる可能性もあります。
部下の能力によってこなせる速度はまちまちなので、部下を成長させる目的以外であれば、適切に複数の部下に業務を割り振ることも考慮しなければなりません。
そして、沢山の業務をこなせる部下には、主に金銭的報酬など、何らかの形で見返りをすることを積極的にしなければなりません。
着手するのが遅い
業務にまだ不慣れであったり、イレギュラー・初めて着手する業務であったりする場合は、思いのほか時間がかかってしまうものです。
プロトタイプを作るなり、ちょっと動き出して業務にかかる時間を予測するなどの行動が必要です。
上司がそのような業務を手掛けた経験があるのであれば、業務をどのように進めていったらよいかの指針・経験を伝えることで、部下はより適切に行動できる可能性が高まります。
是非、部下に適切な助言を与えて成長させましょう。
タスクの粒度が大きい
これは業務を分解して、具体的に行動できるレベルまで落とし込むことが大事です。
抽象的な分解では、動き始めることができません。
タスクを詰め込みすぎる
あまりにタスクが多すぎると、人は混乱して一つ一つの業務に集中しにくくなります。
その結果、仕事の質もスピードも低下しがちです。
上司外食定期的にチェックをして、部下全員に業務を配分できているかを、部下のスキル・部下が抱えている業務の数のバランスを取りながら、割り振っていきましょう。
仕事をすべて請け負う・頼まれごとに弱い
仕事を受けるのはよいのですが、それぞれキャパがあるので、それ以上に業務を受けることは危険です。
何より、部下の業務は基本的に上司から割り振られるはずですので、そこそこの負担となる新たな業務に関しては、必ず上司に報告・相談をしたうえで自分の業務とする必要があります。
時間の管理ができない
時間管理の一部にタスク管理も含まれますが、やらなくていい仕事なのではないかといった視点も持つ必要があります。
時間管理に関しては、以下の記事で詳しく解説していますので、ご参照ください。
【超具体的】タイムマネジメント・時間管理の解説も含め、タスク管理力向上をお約束
https://jhopinblog.com/time-management/
優先順位をつけるのが苦手
後からやればいい業務を先にやってしまい、先にやるべき業務を後回しにしてしまったというのは最悪です。
手帳で業務を管理している人もいますが、手帳では「納期」しか書き込むスペースがなくなりがちです。
開始日と納期、さらには業務の性質や習熟度なども加味して、上司と相談しながら優先順位を決めていきたいところです。
なお、優先順位だけで業務に取り掛かる順番を決めるのはお勧めしません。
以下の記事を読むとわかると思いますが、優先度が1や最初だったとしても「まだ取り組まないべき」といった業務はあります。
【最強】具体的なタスク管理方法・やり方・コツの神髄を伝えます
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コミュニケーション不足
一人で仕事を抱え込んでしまい、どのように進めるべきかもわからずに、締め切りを迎えてしまうという部下もいます。
部下の性格もあるかもしれませんので、必要以上に厳しく叱責することはせず、相談しやすい空気を作ってあげるのも上司の大事な役割です。
部下のタスク管理ができない原因は実は上司かも？
上司に怒られ続けたことが原因で相談しにくい関係になっている
個人的な要求を押し付けてしまい、部下が委縮してしまっている可能性もないとは言い切れません。
過去の自分が上司に対して抱いていた感想・最近の自分の行動などを今一度振り返ってみるとよいかもしれません。
・部下に過干渉しすぎてしまっている
・部下が大きな失敗を以前してしまい、仕事に対しての意欲・モチベーションが低下している
・上司の過去の経験に従ってタスク管理をしてみたものの、うまくいかないまま業務に着手してしまっている
といった経緯があるケースも考えられます。
過去の業務とは状況が変わってしまっているケースもありますし、上司自身が未熟だったころの経験に従ってやってしまっているということも考えられます。
部下にばかり原因を求めずに、胸に手を当てて、自分に原因がないかを探ってみる機会を持つようにすると、案外簡単に答えが見つかることもあります。
タスク管理できない部下への指導方法・ポイント
上司は部下にとって敵ではなく、味方であること、利用すべき存在であるということを部下に伝えるのが良いでしょう。
相談してこないのはタスク管理も含めて業務をちゃんとこなせているからとも限りません。
仕事は、「便りがないのが良い便り」ではないのです。
部下がタスクをこなしきれずに時間切れになってしまうのも、会社上層部から見れば上司の責任です。
タスク管理ができない部下とのコミュニケーションの改善方法
業務経験を積ませること、自分でタスク（業務計画）を立てさせること、そこに上司なりの助言・経験を伝え、部下にとって足りないものがあれば取り入れてもらう姿勢が重要です。
何でも上司の指示によってしか行動できないと、部下はいつまでも自分で業務を計画的に行っていく能力が身に付きません。
まずは自分でやってみる、そして上司とのすり合わせを行う、といったように、バランスを取りながら、部下とコミュニケーションをとっていくのが良いです。
その際に、
業務の目的と期限を明確化する
開始日も自分の能力や状況を加味して決定する
ことが大事です。
タスクは、進めていって初めて「さらに必要なタスクが発覚」したり、計画時には必要なかったけれど途中で必要になった」というケースもありますので、行動できるレベルまでのタスクを開始日・納期の２段階で計画していけば概ね対処できます。
突発業務・トラブルの可能性も考え、余裕（バッファ）も必要です。
まずは想定した日数・時間の20％増しといった方針でバッファを決定するのもよいですし、業務の性格・性質で50％等とするのもよいです。
正しいバッファの取り方に一律の答えはありませんので、「状況により」ということになります。
適切なタスク管理の実現に必要なこと２点
Japanese businesspersons sit at the office window looking at documents
タスク管理は、開始日と納期だけでできます。
ただ、「業務に対しての習熟度・PCスキルがそこそこある」という前提条件があります。
開始日を見積もるためにはどれくらい業務に時間がかかるかを見積もる必要があります。
そのためには、自分の業務処理能力・業務の難易度・工程等を細かく見定める必要があります。
できる人にとっては、開始日と納期 だけといえますが、その背景にはやはり業務遂行力（PCスキル・業務習熟度）の高さが必須といえます。
タスク管理の詳細説明を、具体例とともに解説している以下の記事がぜひともお勧めです。
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可能なら他に心がけたいタスク管理のポイント
ということで、他に心がけたいタスク管理のポイントを挙げていきましょう。
開始日と納期は絶対ですが、それを正確に、さらには余裕（バッファ）を持たせることも必要です。
タスクを可能な限り具体化し、リストアップする
業務を、実行可能なレベルにまで分解したタスクとし、それぞれのタスクに開始日と納期を設定することが必要です。
業務の性質上、すぐに取り掛かれるもの・前工程が終わらないと取り掛かれないもの等がありますので、
注意書きも適宜行うと便利です。
タスクとToDoを分けて管理する
タスクは業務をこなすための細かい業務であり、期限がありますが、
ToDoは「いつかやろう」てきな位置づけになることが多く、締め切りも意識されないケースがほとんどです。
タスクや業務には必ず納期がありますし、誰かの仕事のために必要なタスクですので、必ずタスクとToDoは分けて管理しましょう。
マルチタスクを避ける
人間は、難しいことを同時に行うことができません。
歩きながら音楽、電車に乗りながら新聞、電子レンジをかけながら料理といったことはできますが、
「メールをAさんに打ちながらBさんの相談を受ける」といった、内容が違う別の事を同時にはできません。
なので、一つ一つタスクを着実にこなしていくことが大事です。
メール受信ボックスでタスク管理しない
メールや業務の性質にもよりますが、メールの受信ボックスでタスク管理はしない方が良いことが多いです。
メールをいちいち開く必要もありますし、１つのメールに複数の業務などを書いてくる人もいます。
メールの内容が必要ならば、テキストに転記した内容を業務フォルダに入れたり、メールのリンクを貼っておくなどの処置が良いでしょう。
タスク管理が苦手な部下を少しずつ成長させよう！
基本的に部下よりも上司の方が経験が長く、仕事術も高いケースが多いです。しかし、部下の方が優れているスキルなどもあるでしょうし、会話術に対しても、合う合わないなどもあります。
決して上司である自分がすべて優れているなどとは思わずに、自分の良いところは部下に学ばせ、部下からも学ぶ姿勢があると、お互いに信頼関係も生まれ、良い仕事の環境の構築につながります。
上司自身もタスク管理力を向上させよう
部下は基本的に自分のタスクだけを管理していればよいですが、上司は複数の部下のタスク・業務の進捗管理・相談役を行う必要があります。
そして、上司自身も会社役員などの部下でありますので、上司自身のタスク管理も同時に行う必要があります。
部下のタスク・自分のタスクを分けつつ同時に見える化できるタスク管理ツールなどを使い、効率的に、漏れがないようなタスク管理を心がけていきましょう。
まとめ
以上、タスク管理ができない部下についての解説をまとめました。
結局、上司も部下も人間ですし、経験・スキル・仕事の進め方の好みの違いなどいろいろあります。
この記事で書かれていることがすべてでもありませんので、臨機応変にタスク管理を試みていくのがベストです。
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