どうやってタスク管理を効率化させたか
なんですが、
２万人企業で社長賞を獲って
週４０時間の業務時間のうち３５時間がヒマ状態
すら実現できた今感じる基準での
結論をお話し、それについて
どういういきさつでこの結論にたどり着いたかを
お話していこうと思います。
タスク管理ができることの本質として大事なのは
・そのタスクを見れば即行動できるレベルまで分解すること
・それら分解した内容についてそれぞれ開始日・納期を設けること
・仕事のジャンルごとにやるべきこと・納期数がわかること（片方ではだめ）
・向こう３か月くらいまで、あるいはそれ以上、
タスクの分散数が把握できること
この４つを前提として、さらに
・やらなくていい仕事はしない
・他人・機械・プログラムに任せる
・自身がスピードアップする
という３つの仕事力の基本を掛け合わせます。
タスク管理としては前半の４つが大事ですが、さらに
「仕事ができるようになる」観点では後半の３つも大事です。
この７個は、この記事の本編の最後の方でも再度掲示します。
７個が大事って、まるでドラゴンボールみたいですよね。
ラッキーセブンということばもあるし、
７つ道具という言葉もあるので、
この７つ、大事にしてください。
タスク管理にはポモドーロとかマニャーナとかGTDとか
いろんな横文字テクニックがありますけど、
さっきの７つを抑えるだけで、これら横文字テクニックも
カバーできますし、２万人企業で社長賞を獲って
週４０時間の業務時間のうち３５時間がヒマ状態
すら実現できたので、さっきの４＋３の７つだけでいいです。
それじゃ、この結論に至った経緯をお話していきます。
当時の記憶とメモで語っているので、
多少前後したり、かぶったりするかもしれないけど
ご容赦ください。
普通の人と同じように仕事をしていたんだけど、
会社の重要ミッションを言い渡された。
●ヤバイミッションを言い渡された
●頑張って達成した
●通常業務でのスピードがやばく、暇すぎる状態になった
上司から
「誰を使うかは自由に決めていい。
とにかく必ず達成しないと会社としても非常にまずいんだ。
何としてでもやってくれ」と言われた。
しかも、通常業務も他のメンバーの面倒も見ながら。
それは、今までいろんな部長や役員が束になって取り組んだけど、
複雑すぎて成し遂げられなかったミッション。
私の仕事ぶりを見ているうちに、私ならやれるんじゃないかと
思ってくれたらしい。
自分の仕事ぶりって、大したことはしてなくて、
「ロジカルにスピーディにプライオリティをもって」を守っているだけ。
さて、どうやろうかと思ったわけだけど、
一般的には何かを始める際に
Googleとかで調べて
軽くやってみて
だめならサービスを使ってみる
という流れが普通なんだけど、
私の場合はまたそういったステップを踏みませんでした。
今まで部長や役員が取り組んだ軌跡を見つつ、
・なぜできなかったか
・何が足りなかったか
・どのように取り組んだか
・誰をアサインしたか
などを観察し、成し遂げるためのプランをゼロから私一人で構築した。
上司たちのやり方はマネしなかった。
できなかった実績があるから。
普段、自分が抱えている業務リストを作っていたので、
それをもっと見やすく、もっと遅延なくしていけないかと思ったのが
きっかけです。
私が先陣を取り、私ができる事・私じゃできない事を見定め、
どのように行ってどのような形でやってもらって
どのように構築していけば最短でできるか、
どうすれば監査がOKを出してくれるかをきっちりと定めた。
それを細かく細分化し、どのタスクを
だれがいつまでに行うかを綿密に計画した。
難しい内容なのだから当然遅れは出る。
それを見越したバッファを設定し、私自身も作業者として動く。
マネジメントとプレイヤーを完全に兼任し、ゴールに向かって進んでいく。
言ってみればこれだけ。
難しいことも、一つ一つ着実にこなしていく。
トンネルのあかりはどんどん強さを増してくる。
ゴールが見えることが、継続できる秘訣。
さっき言った「自分が抱えている業務リストを作っていたので」という部分
これは、業務リストだけではだめ」という事に気が付きました。
いつやり始めればいいのかというのが、
タスク名の字面を見ただけじゃわからないです。
効率よく進むときも進まない時もある。
進むときはどんどん進める。残業という意識はない。
徹夜でゲームを進める感覚だった。
ただ、本当に無能かつクズもいたんですよね。
自分はできなかったくせに、できそうになっている私を邪魔してくる。
そして、「組織というものをもっと勉強しろよ」とか言ってくる。
組織以前に貴様は人間としてのモラルを学べって言っておいた。
組織の看板を外せば、こんな人間はただのおっさん。
現場で事故があったから私が小走りに現場を走っていたら、
そのおっさんから呼び止められて、事情を説明しても
「俺が呼び止めているんだ。止まれ」といった罵声を浴びせてきた。
内心「なんだコイツ…」と思ったね。
バカに対して無礼で返しても所詮畜生という言葉があるので、
しっかり内部告発しておいた。その後、いろいろあって飛ばされたらしいけどね。
失うものがなく、実績を出せていたらいくらでも強気で行ける。
日曜ドラマのキャスターというドラマ、見ている人いるかな？
あのドラマの中d背、進藤こと阿部寛が、こういうセリフを言っていた。
ちょっといいセリフなので、そのまま引用します。
正義を貫こうとした者は屈服を強いられた。
なぜこんなことがまかり通るのでしょうか。
それは組織の論理が個人の信念を支配するからです。
権力の下では事実よりも都合が優先される。
誰かが不正をしていれば空気が読めないと疎まれる。
正義のための為と声を挙げれば、組織を乱すなと封じられる。
皆さんも思い当たることがないでしょうか。
職場で学校で、日常のどこかで、理不尽を飲み込んだこと。
おかしいと感じながらも沈黙を選んだ事。
そしてその沈黙が、さらなる不正を助長してしまったこと。
組織のため、立場のため、守るべきもののために、
私たちは知らず知らずのうちに良心にふたをする。
そうやって正義は踏みにじられ、やがては忘れさられていく。
だが問いたい。仕方がないという言葉は本当に正しいのか。
そういうものだと見過ごすことが正解なのか。
沈黙が続く限り、この世界の構造は決して変わらない。
あなたはこの現実を受け入れるか、
それとも疑問を抱き続けるのか。
考えるのはあなた自身です。
この言葉があなたに届くことを心から願います。
まぁ、話はそれたけど、結果が全て。
私は結果を出し、４０年近く放置してきた、会社の致命的な不備を是正した。
これを成し遂げるうえで構築したのが日本最速の万能タスク管理。
自分のルーチン・自分の随時業務・他人の管理
の３つの観点でタスクを完全に見える化し、遅れを防ぎつつ、
定めたゴールに向かい、ゴールを達成するために
分解したタスクをひたすらこなしていく。
軌道修正も当然あるが、
当時なぜそういう計画をしたか
なぜ軌道修正が必要になったか
どのような軌道修正をしたか
という３点を5W1Hに従って書きながら進んだ。
普通、仕事は「先輩や上司の助言を守破離の法則でマネをし、
できるようになった時点で改善を見出すのがセオリー。
ただ、私の場合は違った。
できる人がいなかったから、何度も部長や役員が挑んでも未達成だったから、
彼らのやり方のまずかった点、そもそもの能力が足りない
可能性も見据えて計画を立てた。
計画を立てるには、頭の中でだけではダメ。
見える化することが大事。
設備管理、生産管理をしつつ会社のミッションをこなす
会社のミッションは、過去に上司である部長、役員が
何人も何度も挑戦したものの、面倒くさすぎて断念したプロジェクトです。
それを私に押し付けされるという無理ゲーさせられたわけです。
今度こそ達成しないと会社として査察が入る、本当にヤバイ、
という事。
結果からいうと、成し遂げることができた。
平常業務をしつつ、ゴールのためにやるべきことを完璧に掘り下げてできた
これだけ。
https://x.com/jhopin007/status/1903097846309757001
●ヤバイミッションを言い渡された
タスク管理
ファイル・フォルダの整理整頓
すべてに１秒基準でアクセスする
そして、業務スキル・業務経験を上乗せする。
●頑張って達成した
できた後は通常業務。
あまりに圧倒的な業務速度。
●通常業務でのスピードがやばく、暇すぎる状態になった
業務をするうえでいろんな人から
「なんでそんなに業務に付随する内容を覚えているんですか？」と
言われた。
覚えてない。記録してるだけ。と。
メモ魔になったんです。書いておけば、わすれなくてすむ。
その業務をするうえで役に立つ情報をすべて書いておく。
誰が何の手段でいつなんていったか
その記録は？メール？口頭？LINE？電話？
メールだったらリンクすればすぐ１秒で開けるようになるので
確認ができる。
みたいな感じですね。
一応、私のタイピング力ですが、
１秒で７打鍵以上はできます。
これは寿司打（すしだ）での記録ですね。
日本一だと９．９打鍵くらいあるらしいですけど、
７くらい打てれば、そこそこ早い方ではあると思います。
あとは辞書登録の併用ですね。
辞書登録も１秒で開けるようにしてあるので。
いろんなところでいってますが、私の仕事のポリシーは１秒基準です。
特に仕事の準備とかですね。
もちろんできること、できないことありますよ。
でも、あの資料どこ行ったっけ？とか
辞書登録開きたいけど５，６秒かかって手数も３，４手とか
電卓を出すのに引き出しから出すか、PCの電卓を使うか
→基本１秒。そういうことです。
ミッションを達成した後、他の通常業務をしている際に、
他部署の人にも私の万能タスク管理をのぞき見され、
何人もの人から、１秒で「何それ見やすい！教えて！」といわれた。
一人残らず「管理体制がハンパなく上がった」と言った。
現場で磨かれた手法に死角はない。
タスク管理を構築した後、普通のタスク管理ツールを１０個くらい使ってみたんですよね。
そしたら、「困難でタスク管理ツールとか名乗ってるの？
使いづらくてがっかりだわ」って思いました
今は２５個くらい、比較のために使ってますけど。
会社は会社に利益を与える成果を出すのが絶対原則。
普段の業務をしつつ、会社のミッションに取り組む。
達成できるかどうかではない。
達成するまで、最短かつ確実な方法を取る。
そのために必要な行動を洗い出し、行動しやすくし、行動する。
非効率な部分は、行動して初めてわかる。
どんな仕事にも納期があり、それを強く意識して行動する。
納期に遅れないためにはどうすればいいか。
余裕を持てばいい。
少なくとも、それぞれの業務にどれくらい時間がかかるかを把握すればいい。
そして、それぞれの業務をもっとスピードアップさせればいい。
スピードアップしやすい部分としにくい部分はある。
業務時間は８時間と決まっているのだから、負荷を均等にすれば
残業をしなくて済む。
早くし過ぎてはいけない仕事も当然ある。
早すぎると後工程に迷惑をかけてしまう仕事もある。
仕事のための手順を徹底的に書き出し、そのために必要な情報をすべて網羅し、
１秒で呼べるようにし、必要な人に電話をかけるにしても１秒で番号を出せるようにする。
よく電話をかける人でもなんでも。
普通は電話番号リストを見ながら、５，６秒探す。
それすらも１秒。
「よくかける人をまとめておけばいい？」それでも１０人、２０人になったら３，４秒かかる。
それすらも１秒で。次元が違う。
４秒かかるところを１秒と言ってもたかが３秒とみるか、３倍も時間がかかるとみるか。
まあ、デスクにぺたぺた貼っていてもいいんだけど、エレガントじゃないので。
すべての行動基準が１秒。世界最高峰。
コロンブスの卵。
普段の仕事の話に戻るけど、
今どれくらい仕事があるのか。
たとえコピーであっても、上司からの依頼であればそれは自分がやるべき仕事。
ただ、請けるべき仕事でないものも当然ある。
自分の部署として請けるべきでない仕事だと思った場合は上司に相談する。
これの繰り返し。
仕事術は、
やらなくていい仕事をしない
他人・機械・プログラムに任せる
自身がスピードアップする
この３つの観点を持ち、
負荷を分散し、即やれる体制を整え、必要な時期にやれるよう調整する。
全体を把握し、分散を見える化する。
無駄な後戻りをしなくていいように、随所で
「このような感じで進めていますが大丈夫でしょうか？」という確認を取る。
例えば０％、１０％、３０％、５０％、８０％などのポイントで。
急な変更が入り、進めていたことが無駄になるかもしれない。
確認の際には、「何%まで行ったら or 何月何日に」確認の日を設ける、ということを進言しておけばよい。
これが、
・やらなくていい仕事はしない
ということにつながります。
プロのマラソン選手であっても、トレーニングメニューをコーチから
もらって実践しています。
同じことです。
期待されているから頑張れたのも大きかった。
これが認められれば大きく貢献できるのも、
自分が成長できるのも大きかった。
何をすべきか、何をしないべきか、
その中でタスク管理の原理原則を練りつくした。
最後に結論としてタスク管理・仕事術の７つ道具ならぬ７つの秘訣を掲げます。
・そのタスクを見れば即行動できるレベルまで分解すること
・それら分解した内容についてそれぞれ開始日・納期を設けること
・仕事のジャンルごとにやるべきこと・納期数がわかること（片方ではだめ）
・向こう３か月くらいまで、あるいはそれ以上、
タスクの分散数が把握できること
この４つを前提として、さらに
・やらなくていい仕事はしない
・他人・機械・プログラムに任せる
・自身がスピードアップする
お疲れさまでした。
今日お話しした内容は、タスク管理の基本原則という
資料にすべてまとめています。
無料でお配りしているので、公式LINEから受け取ってください。
DLした後は１０分かそこらで読めます。
公式LINE
https://lin.ee/HtQws05
なんで私がこういったタスク管理の発信をしているかというとですね、
一言で言って、Japan as No.1を取り戻す一助に
なりたいんですよ。
https://ja.wikipedia.org/wiki/ジャパン・アズ・ナンバーワン
１９８０年代、日本は本当にすごかったそうです。
特に自動車産業などで、世界を席巻していました。
欧米から脅威を抱かれつつも賞賛され続けた
1980年代の日本経済、
あの時の日本は本当に一致団結していた。
これは著者のwikiからの引用ですが、
https://ja.wikipedia.org/wiki/ジャパン・アズ・ナンバーワン
日本の高い経済成長の基盤になったのは、
日本人の学習への意欲と読書習慣であるとしている。
社会学者エズラ・ヴォーゲルさんによれば、
この当時の日本人の数学力は
イスラエルに次ぎ2位で、情報については7位だが、
他の科学分野についても2位から3位であるという。
ヴォーゲルは日本人の1日の読書時間の合計が
アメリカ人の2倍に当たることや、
新聞の発行部数の多さなどにより
日本人の学習への意欲と読書習慣を例証している。
しかし、雇用形態が大きく変化してしまった今、
学習意欲も低下し、愛社精神も確実に減った。
この状況では、さらに、いかに効率よく業務を行い、
本当にやるべきところに
時間や投資をすることが大事です。
本当は政治がもっと、最低限マシな
状況になればまだいいのですが、
あまりに日本の政治はひどすぎる。
しかし、自分たちができることをやっていく、
コントロールできる部分を上昇させていく
のが大事です。
「全ての業務の土台」として生きてくるタスク管理は、
仕事をするうえでも、そして
「いい人生を過ごす」うえでもとても大事です。
その考え方は、プライベートにも応用できます。
世の中、業務効率が上がるツールだとかが
たくさんうたわれていますが、
学習に１か月かかるだとか、それほどに時間をかけても
使い物にならないとか、
見ていて我慢がならないんですよ。
あまりに基本原則から外れている
タスク管理ツールが多すぎるのです。
だから、２万人規模の会社で社長賞を獲った
私のやり方でやってみてください。
２万人規模の役員たちができなかったミッションを成し遂げ、
週４０時間の労働を５時間に減らし、
「お前の管理力は頭おかしいから
会社の工具室の管理もやってくれないか。
あまりに約束を守らない人間が多すぎて」
などと懇願されるほどの
タスク管理力を手に入れてほしいんです。
普通に考えて、２万人企業で社長賞を獲り、
週40時間のうち35時間がヒマになるって
すごくないですか？
強力なタスク管理術には、それほどの威力があります。
これだけで、仕事の効率が爆上がりします。
カンニングしながら仕事をするようなものですから、当然です。
そして、やるべき仕事はこのジャンルでこれらだよ」と
ツールが教えてくれる。
それに対してもぐらたたきのように潰していくだけなんです。
タスク管理なんて簡単だと思いませんか？
これだけで、社長賞を獲れたんですよ。
以上、特典についての紹介でした。
この特典だけで、
週４０時間の業務を５時間まで減らせて
２万人の製造業の役員たちができなかった会社のミッションを
成し遂げて社長賞を獲れました。
この特典の思考を使ってもタスク管理ができないタスク管理ツールは○○です。
今もしも今の状況で、
「どうしてもタスク管理を効率化させたい」
「部下の残業時間を抑制したい」
「もっと従業員の残業代、固定費を減らして、
従業員たちにやってもらいたい仕事がたくさんある」
なんて方はぜひご相談ください。
日本一のタスク管理を極めた私が
解決して差し上げます。
以上、参考になったと思ったら、
Goodボタンを押していただけると励みになります。
カンタンで万能で正しいタスク管理を日本中に広めたい。
タスク管理で悩む人を日本からいなくしたいので、
Goodボタンをぜひお願いします。
最後まで御覧いただき、ありがとうございました。
それではあなたも、部下も、みんな
効率よく仕事を確実にこなせるようになって、ハッピーになりましょう！
この記事の内容は、YouTubeでもっと詳しく紹介していますので、
是非ご覧ください。
どうやってタスク管理を効率化させたか？【2万人企業の社長賞受賞者が解説】
https://youtu.be/VXFVJqFgkkI
それじゃ、次の記事で会いましょう！じょぴんでした！
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